Übernahme der Archive
Unser Team übernimmt Ihre Archive an ihrem Lagerplatz und kann die folgende Leistung ganz oder teilweise erbringen: Etikettierung, Bestandsaufnahme, Verpackung und Scannen der Barcodes. Ihre Archive werden danach in unsere Fahrzeuge geladen und zu unseren Lagerräumen überführt.
Nach Ihren Anweisungen können wir die zu vernichtenden Archive von denen trennen, die zum Zeitpunkt der Übernahme aufbewahrt werden müssen, und damit eine sofortige Anpassung der Lagerkosten garantieren. Wir sortieren dann die Archive nach der Abteilung und ihrem Ursprungsjahr, um die künftigen Konsultationen und/oder Vernichtungen zu erleichtern.
Wir liefern Kisten und Kartons für Archive, um optimale Bedingungen zur Aufbewahrung zu gewährleisten.
- Etikettierung und Inventur
Die Archiveinheiten erhalten einen einzigartigen Barcode, mit dem wir sie jederzeit in unseren Lagern lokalisieren und die Historie ihrer Bewegungen in unsere Datenbank aufnehmen können. Die Bestandsaufnahme kann je nach Ihren Wünschen von Ihnen oder von unserem Archivar-Team übernommen werden.
Gesicherte Lagerung
Wir bieten Ihnen optimale Bedingungen für die Lagerung Ihrer Archive dank gesicherter Räume und einer präzisen digitalen Überwachung. Unsere Lösungen zur Lagerung passen sich Ihren Bedürfnissen an und garantieren Ihnen optimierte Lagerungskosten sowie eine bessere Zugänglichkeit zu Ihren Archiven.
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Gesicherte Räume
Unsere Räume für die Archivlagerung befinden sich in den Kantonen Genf und Waadt und sind dadurch ideal platziert, um Genf, Lausanne, Neuenburg und Freiburg schnell zu erreichen. Alle entsprechen denselben Sicherheitsanforderungen:
- Brandschutz und Überflutungsschutz
- Alarmzentrale
- Einbruchhemmendes System
- Rund-um-die-Uhr-Überwachung an 7 Tagen in der Woche-dank eines Alarmsystems, das mit einer Sicherheitsfirma verbunden ist
- Ständige Kontrolle der Luftfeuchte dank eines Sondensystems
- Kontrollierte Zugänge nur für berechtigte Personen
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Lösungen zur Lagerung - massgeschneidert
Gesonderter Bereich für Ihre streng vertraulichen Archive :
- Alle Ihre Archive zusammen in ein und demselben Schrank
- Zugang nur für dazu berechtigte Personen
- Möglichkeit, unseren Archivaren eine Zugangsberechtigung zu geben
Gesonderte Gruppierung für Ihre ständig zugänglichen Archive:
- Vertraulichkeit: Anonyme Kartons und zufällige Position auf den Regalen
- Lieferung auf Anforderung oder Konsultation in unseren Räumen
- Hochgesicherte Räume, zu denen der Zugang streng auf das Personal von Harsch beschränkt ist
Lagerbereich für Computerzubehör :
- Optimale Lagerbedingungen dank permanenter Kontrolle der Luftfeuchte per Sonden
- Möglichkeit zur regelmässigen Rotation Ihrer Backups
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Digitale Überwachung
Alle uns anvertrauten Archive werden dank einer Datenbank überwacht. Jede Einheit erhält einen einzigartigen Barcode, und alle Bewegungen werden in Echtzeit in einer Aktivitätshistorie aufgezeichnet. Sie können so jederzeit wissen, wo sich Ihre Dokumente genau befinden, aber Sie können auch überprüfen, wer sie zu welchem Zeitpunkt eingesehen hat.
Online-Archivmanagement
Harsch stellt Ihnen eines der leistungsfähigsten Online-Verwaltungssysteme des Marktes zur Verfügung: «MyRecords». Das System ist unter der Rubrik «Kundenbereich» zugänglich und erleichtert und sichert den Zugriff auf Ihre Archive dank vertraulicher persönlicher Zugangsdaten.
Seine sehr intuitive Benutzeroberfläche erlaubt eine rasche Handhabung :
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- Eine vereinfachte Suchleiste: Geben Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Informationen ein und, das Programm übernimmt die Suche in den entsprechenden Archiven Ihres Bestands
- Thematische Vignetten: Lieferungen, Übernahmen, Vernichtung … bestellen Sie mit einem Klick alle Dienstleistungen, die Sie benötigen
- Zugang zu digitalen Archiven: Lassen Sie Ihre digitalisierten Dokumente direkt aus dem Bestand anzeigen (siehe Digitalisierung auf Anforderung)
- Tools zur Verwaltung Ihres Kontos: Rechnungen, Lohnscheine, Bestände … alle Details Ihres Archivierungsvertrags auf einen Klick
Ob Sie ein Standardnutzer oder ein Administrator sind: das Tool passt sich Ihren Bedürfnissen an und kann Ihnen sogar helfen, die Archive, die in Ihren Büros lagern, zu strukturieren.
Zögern Sie nicht länger und kontaktieren Sie uns für eine Vorführung!
Vertrauliche Vernichtung
Nachverfolgbarkeit der Vernichtung und Einhaltung des gesetzlichen Rahmens der Schweiz. Wir vernichten auf Anforderung Ihre Dokumente, für die das Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist erreicht ist. Ganz gleich, ob Sie für eine Vernichtung durch Schreddern und Recycling oder durch Verbrennen optieren, wir wenden eine gewissenhafte Methode an :
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- Festlegung der nach Ihren Anweisungen zu vernichtenden Archive
- Genaue Auflistung, die Ihnen zur Bestätigung vorgelegt wird
- Doppeltes Kontrollverfahren und Scan der zu vernichtenden Einheiten
- Sicherer und vertraulicher Transport
- Möglichkeit zur Verplombung des Fahrzeugs und/oder der Transportbehälter