Une traduction de l’article de Karen D. Schwartz paru sur le site information management today.
Stockage d’archives: Faut-il externaliser ?
Quand on y réfléchit, les documents que nous conservons – qu’ils concernent des données financières, clients, RH, sur les équipements ou sur l’inventaire – sont le carburant qui permet à l’entreprise de tourner. Sans eux, votre organisation deviendrait immobile. Et plus vous avez du succès, plus vous devez accorder de l’importance à vos archives.
Si votre stratégie documentaire consiste à remplir un local de boîtes d’archives, vous faites courir un risque à votre entreprise. La perte de documents de valeur, que ce soit par vol ou en raison d’un incendie, pourrait empêcher toute activité économique pendant des mois – voire entraîner une cessation d’activité définitive.
C’est simple: il n’est pas bon pour une compagnie de conserver ses documents en son sein. Non seulement cela les rend plus vulnérables, mais surtout cela occupe un espace important qui pourrait être valorisé pour accompagner l’expansion de l’entreprise, stocker plus d’inventaire et offrir à votre clientèle un espace confortable. Ces documents doivent être stockés de façon sécurisée, sur un site externe
2 options pour stocker ses archives ?
C’est pourquoi en matière de stockage d’archives, il y a 2 options: gérer le stockage soi-même sur un site différent de celui de l’entreprise, ou sous-traiter cette tâche à une compagnie spécialisée. Ce choix sera basé sur de multiples facteurs, dont le degré de confidentialité de l’information, le type d’industrie, votre approche du risque, et vos besoins en termes d’accessibilité et de coûts.
Voici 6 critères à prendre en compte :
- Espace : en optant pour un garde-meuble, vous disposerez de tout l’espace pour lequel vous payez, mais pourrez être limité en cas de manque de disponibilité au sein du site de stockage. Au contraire avec un tiers-archiveur vous n’aurez pas à vous soucier de trouver assez d’espace ; ce sera au prestataire de s’organiser pour vous offrir des capacités de stockage illimitées.
- Transport : en gérant tout en interne, vous devrez vous charger de conditionner, transporter et décharger les documents dans l’espace de stockage. Vous aurez besoin d’un camion et d’une assurance spécifique. Alors qu’en externalisant c’est le prestataire qui se chargera de tout pour venir chercher les documents à vos locaux et organiser le transport et la réception à destination par des professionnels de l’archivage.
- Sécurité: la plupart des garde-meubles offrent un certain niveau de sécurité, comme des caméras de surveillance, cependant il est de votre ressort de veiller à bien verrouiller votre unité. Le problème est que vous ignorez qui stocke des effets à côté de vous, et quel type d’effets ils stockent. Ils pourraient stocker des matières dangereuses. En outre, la plupart des garde-meubles ont des clauses contractuelles les dédouanant en cas de vol ou de perte. Au contraire avec un tiers-archiveur, vous avez affaire à des employés sélectionnés et des locaux conçus pour assurer un degré de sécurité optimal.
- Protection contre les catastrophes: la plupart des sites offrent des protections contre les incendies et les inondations, mais certains ne couvriront pas les dommages dus à des conditions climatiques extrêmes. Les tiers-archiveurs veillent à maintenir une protection performante contre les incendies et les inondations, et sont construites pour limiter l’impact des conditions climatiques.
- Facilité d’accès aux documents : c’est inévitable, vous aurez parfois besoin de consulter un document qui est déjà archivé. Si vous gérez le stockage, il faudra vous organiser pour aller jusqu’au local, et chercher dans les cartons le document dont vous avez besoin. Les tiers-archiveurs se chargent de ça pour vous : vous n’aurez qu’à demander et le document sera livré directement à vos bureaux.
- Destruction de documents : une fois la période légale de conservation dépassée, cela peut prendre du temps de passer en revue les documents dans les boîtes afin d’identifier ceux qui sont à détruire et les transporter vers le site de destruction. Là encore avec un tiers-archiveur, ce sera lui qui s’occupera de tout organiser en fonction de vos critères.
Et le coût ?
Alors, qu’en est-il du coût ? S’il est vrai que l’option garde-meubles semble souvent plus économique, ce n’est pas toujours le cas. Pour vous assurer d’avoir assez d’espace, vous paierez probablement pour des m2 non utilisés, alors qu’avec un tiers-archiveur vous serez facturé en fonction du nombre de cartons vraiment en stock. À cela s’ajouteront les frais en ressources internes pour trier, rechercher et transporter les archives. Et également les frais d’assurance, car il est important de bien se couvrir dans le cas d’un stockage en garde-meuble. Toutes ces charges seront à prendre en compte pour calculer le coût total de l’internalisation.